Segurança nas Informaçoes Contábeis

Introduçao

Com a globalização a disseminação das informações tornou-se bastante abrangente, facilitando a vida dos usuários. Quanto mais facilitador mais prejudicial se tornou. As informações ficaram mais fáceis de serem interceptadas, gerando risco e receio por parte dos usuários. E a cada tempo que passa as pessoas ficam mais receosas e acabam retrocedendo no tempo em prol da própria segurança.

Toda empresa informatizada tem que ser preocupar com segurança da informação. Para isso tem que estabelecer uma política de segurança, estabelecendo seus riscos, confeccionando seu plano de contingência, mostrando a integridade. A segurança deve ser exercida por todos da organização e ter sua coordenação exercida por analista de segurança, entretanto é responsabilidade de todos podendo responder por dolo ou culpa, pois percorre por todas as linhas de negócios informatizadas, consoante as características administrativas e operacionais dos sistemas aplicativos.

Deve-se ter um planejamento determinado com algumas diretrizes, definindo suas responsabilidades, sua política de segurança, seus riscos, desenvolvimento de um plano de contigencia.

As empresas divulgam suas informações contábeis e financeiras aos interessados pelo seu desempenho financeiro. Estes usuários podem ser, por exemplo, acionistas, investidores ou analistas de mercado, que avaliam o valor das ações e outros títulos emitidos pela empresa. A cada dia a dinâmica do mercado financeiro tem exigido uma maior velocidade das informações, e a Internet tem sido considerada um canal de divulgação que potencializa as oportunidades na melhoria da qualidade das informações fornecidas.

O nível de divulgação de informações pela empresa depende de uma série de fatores. Alguns defendem que as empresas devem divulgar toda informação necessária para os acionistas, investidores, e público em geral. Outros argumentam que as empresas não fornecem informações mais completas porque pode haver outras fontes de informação financeira disponível a um custo mais baixo do que se fosse fornecida pela própria.

De qualquer modo, a divulgação é vital para a tomada de melhores decisões possíveis, e a divulgação oportuna de informação relevante tende a impedir a ocorrência de surpresas que poderiam alterar a percepção a respeito do futuro de uma empresa.

Sabemos que a informação contábil deve ser consistente, clara, para alcançar o objetivo pelo qual foi concebida, no sentido de evitar divergências em suas análises, pois assim, comprometeria conseqüentemente a própria informação.

Com a evolução da tecnologia da informação o ambiente se tornou bastante competitivo. A informação é um fator determinante para sobrevivência e desenvolvimento do negócio.

Não estamos limitando a Contabilidade queremos mostrar a essência dos fatos que ocorrem no patrimônio visando a explicação das mutações patrimoniais e possibilitando assim análises que levem a soluções alternativas que contribuam com o desenvolvimento da riqueza patrimonial que é a razão maior da contabilidade.

COMUNICAÇÃO E CONFIABILIDADE

Destacaremos algumas características básicas para garantir sua comunicação e confiabilidade da informação contábil:

• Relevância: a informação deve ser útil e necessária, evitando-se a produção de informações inúteis, podendo proporcionar sobrecarga desnecessária ao sistema.
•  Tempestividade: a informação deve estar disponível de acordo com a necessidade dos gestores em tempo hábil para a tomada de decisões. Pois sua eficácia decorre fundamentalmente em permitir que a informação seja utilizada em condições que permitam a obtenção de benefícios decorrente do sistema utilizado.
•  Relação custo-benefício: o custo de obtenção da informação não pode ser maior do que o benefício produzido. Obviamente não se pode gastar mais do que o benefício proporcionado, pois tudo reflete no resultado, se não o gestor estaria tomando decisões prejudiciais a entidade. Além do mais a informação da informação deve ser relevante, caso contrário a empresa estaria tendo um custo sem a menor necessidade.
•  Objetividade da informação: a informação deve estar disponível de forma precisa e clara, evitando-se distorções no processo de tomada de decisão, caso haja alguma imprecisão.
•  Flexibilidade de adaptação ao usuário: como seu objetivo é auxiliar a tomada de decisões. Deverá estar disponibilizada de maneira a ser compreendida por seu usuário, permitindo adaptações que proporcione melhor benefício a medida que o usuário for utilizando e percebendo que alguns incrementos podem vir a melhorar o manuseio e a divulgação das informações. Pois os analistas que fazem os sistemas não precisam entender de contabilidade e, portanto, somente os usuários que têm acesso é que poderia dar um suporte para melhorar.

 

IMPACTOS NA SOCIEDADE

 Hoje é muito difícil a contabilidade viver sem a informática. Pois os benefícios oferecidos são inúmeros e a sociedade acabou se adequando a consumi-los. A partir do momento em que o serviço é oferecido com maior rapidez e com mais qualidade. Os erros podem ser mensurados e detectados com maior rapidez. O contador agora não é mais uma figura de “lançador” de contas. Pode-se dizer que ele é um analista de contabilidade, pois dispõe de maior tempo para uma leitura pertinente a área contábil, podendo analisar as contas.

A sociedade valoriza mais o contador na medida em que este gerencia informações para a tomada de decisões, colocando à disposição em tempo hábil.

Seguem alguns fatores a serem considerados com a ajuda da informática: aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos serviços, facilidade para leitura prévia de relatórios, atendimento quanto as exigências às informações da empresa, maior segurança nas informações, menos espaço físico no ambiente de trabalho, guarda dos arquivos em meio magnético ( CD, disquete, zipdrive ).

Temos sistemas de informações vinculados a banco de dados. Integrando informações das áreas afins, cito: departamento pessoal, recursos humanos, sistema financeiro, sistema gerencial, estoque, entre outros.

Embora a tecnologia da informação forneça uma acessibilidade e interação maior entre os usuários, adquire certos riscos que podem ser imensuráveis.

Segundo Riccio (1997:1-13), um impacto imediato que a virtualidade provoca sobre a Contabilidade é que muitos ativos também podem se tornar virtuais, fazendo sobressair o problema de que os atuais sistemas contábeis e financeiros não estão aparelhados para lidar com essa situação. Esse Autor considera que os paradigmas da Contabilidade deverão se adaptar a essa nova realidade e, para tanto, sugere que alguns Princípios Contábeis sejam revistos.

De fato, observa-se que a expansão do comércio eletrônico tende a alterar alguns conceitos importantes como empresa, objetividade, base documental, relações contratuais e outros assuntos derivados do campo jurídico que se relacionam com a Contabilidade. A tendência é que se multipliquem as chamadas empresas virtuais, em torno das quais poderão se aglutinar milhares de pessoas para comprar, vender, trocar, unir empresas ou extingui-las.

Como se vê, a evolução que vem ocorrendo na área da informação tanto pode trazer ameaças como gerar oportunidades para o desenvolvimento da Contabilidade. Na verdade, são estímulos ao progresso do conhecimento, a exemplo do que se verificou à época da Revolução Industrial e em outros momentos da história. Tudo depende da nossa capacidade de reagir e de procurar os meios adequados para superar as dificuldades que surgem.

GRAU DE RISCO

 Não é porque a empresa dispõe de um sistema integrado informatizado que não será respeitado alguns aspectos de suma importância.

O risco pode ser identificado internamente e externamente. Sua avaliação dependerá da análise da probabilidade de ocorrência e de seus impactos identificados, de maneira quantitativa e qualitativa. Têm que ser criado planos de contigência, com finalidade de eliminar ou minimizar os impactos causados. Não se esquecendo de avaliar sempre os efeitos positivos e negativos da implementação dos planos.

O controle de risco deverá estabelecer um processo formal de identificação, avaliação e desenvolvimento de respostas aos riscos do projeto, para que a sua situação seja constantemente monitorada e os seus planos de contingência estejam sempre atualizados e prontos para serem implementação.

Algumas responsabilidades deverão ser definidas: 

• Comitê de responsabilidade;
• Executivos de seg. patrimonial e informática;
• Gestores usuários.

• Da política de segurança:

• Ter credibilidade;
• Documentos comprobatórios
• Estabelecer padrões para atividades de segurança;
• Abranger a revisão da política comportamental pessoal da organização;
• Contemplar as definições claras;
• Estabelecer definição formal de responsabilidade em todo o ambiente de segurança empresaria, patrimonial de informática.

Comunicação da política de segurança

• Adotar a política de segurança e comunicar a todos. Cada executivo/gestor deve ser incentivado a mostrar evidências sólidas de implantação dessas políticas em suas áreas de responsabilidades.
• Identificação das ameaças e vulnerabilidade dos ativos de informática
• Mensuração do risco
• Gerenciamento – prevenção, identificação e solução
• Exemplos – questionários – auditoria de sistemas, avaliações do risco
• Demonstração da integridade da informação – qual é o seu percurso até chegar ao departamento contábil; até que ponto a integração dos sistemas é fidedigno?
• Como devemos confiar no serviço terceirizado? Quais seus pontos fortes e fracos?

Seguem alguns indicadores de risco:

1. Falta de comprometimento – seja do cliente, do parceiro ou da equipe
2. Falta de motivação da equipe
3. Divergência com a estratégia da empresa

PRÁTICA DE USO DA SEGURANÇA 

O controle de segurança deve ser exercido por todos os profissionais da organização e terá sua coordenação exercida por analista de segurança em informática, que irá estabelecer práticas, para efeito de consubstanciar a atividade de segurança em informática. Algumas vertentes têm que ser consideradas como serão demonstradas a seguir:

• Atuará segundo informações administrativas, através do planejamento, da execução, do controle e da auditoria;
• Os trabalhos serão realizados em níveis organizacionais;
• As informações serão integradas em bando de dados e em arquivos;
• Preocupação, desenvolvimento, manutenção e operação de sistemas estabelecendo o seu ciclo de vida;
• Seus usuários terão que ser treinados
• Metodologia para criação e uso de planos, normas e procedimentos formais e informais de segurança.

Desenvolver plano de contigência

• Avaliação a constante das vulnerabilidades e ameaças
• Analisar medidas de segurança possíveis a serem implantadas
• Implantar medidas de seguranças
• Realização de analise de riscos
• Construção de normas e planos de segurança

CONCLUSÕES

A informação contábil é uma ferramenta extremamente importante para o sucesso empresarial, mas não deve apenas se restringir ao atendimento das determinações legais, pois, mais que a legalidade, a informação contábil deve contribuir decisivamente para a tomada de decisão pelos gestores empresa, bem como dos outros usuários interessados nas informações como governo, acionistas, investidores, empregados, sócios, diretores. Assim torna-se necessário proporcionar informações que satisfaçam efetivamente esses usuários.

No atual momento econômico vivido pela humanidade e denominado de globalização, urge cada vez mais que o sistema de informação contábil seja estruturado de forma a atender os usuários em todos os objetivos pretendidos e que o produto do sistema seja uma informação de qualidade, concisa, precisa, relevante que permitam ganho de competitividade daqueles que a utilizam. Mas, constatamos que mesmo às informações estando em conformidade com as normas vigentes do País, devido a diferentes regras contábeis adotadas pelos países, ocorrem alterações significativas, o que urge dentro do mercado globalizado maior harmonização das normas contábeis no intuito de diminuir ou eliminar as discrepâncias existentes.

Com as novas tecnologias o profissional da contabilidade deve estar mais capaz de se inserir competitivamente nesse ambiente globalizado, já que o mesmo possui tempo hábil para realizar estudos, abrangendo a economia, métodos quantitativos e estatísticos para negócios. A informática veio facilitar a vida dos usuários como um todo.

Assim, a Contabilidade garantirá qualidade nas informações geradas e propiciará aos profissionais uma inserção competitiva nesse mercado globalizado proporcionando que seus usuários possuam alto grau de satisfação.