ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E SEUS DEPARTAMENTOS

1. INTRODUÇÃO

Comenta-se, com frequência, em estrutura organizacional e seus departamentos, um assunto que leva profissionais, pesquisadores, estudantes, proprietários de empresas a se dedicarem com pesquisas e aplicação no campo interno das organizações e não só a fim de gerenciarem o trabalho com maior segurança e tranquilidade. Pensando por esse lado, diante de todas as pesquisas já existentes sobre o tema, o presente trabalho adota-se do mesmo assunto, procurando propor o seu contributo, auxiliando deste modo, na resolução de problemas relacionados à decisão do melhor modelo estrutural de gerenciamento de acordo com o perfil da empresa e conhecimento das unidades setoriais e quais podem ser compatíveis com a realidade de cada organização.

É uma relevante pesquisa, uma vez que trabalha em cima de conteúdo relativo à estrutura organizacional e suas áreas; sendo que o modelo estrutural adotado é o que vai proporcionará a ideia de gerenciamento das atividades da empresa, desde nível institucional, a alta administração, passando o mesmo conceito para o nível intermediário, o tático, e posteriormente para nível operacional, área de execução, servindo, então, orientador gerencial. A partir deste trabalho, pode se retirar informações úteis que poderão ser utilizadas pelos administradores, empreendedores, estudantes, pesquisadores, amantes da literatura gerencial e afins.

1.1. O PROBLEMA

Sendo a empresa um sistema amplo, composta por várias áreas que formam o seu todo, algumas questões devem ser estudadas para entender melhor o funcionamento dessa estrutura, diante disso, para o desenvolvimento da pesquisa, adotou-se o seguinte questionamento: quais as áreas departamentais e organogramas podem ser adotadas internamente a fim de se obtiver um gerenciamento eficiente, missão, visão e objetivos e alcançados, levando à realização das expectativas do empreendedor de acordo com o seu foco de negócio, de atuação e de operação?

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GERAL OU PRIMÁRIO

Para melhor responder à pergunta problema elaborada no tópico acima, foi definido o elemento macro que será trabalhado ao longo do percurso do desenvolvimento da pesquisa, optando-se pelo seguinte objetivo geral: estudar as formas estruturais da empresa e os determinados setores que compõem o seu interior.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU SECUNDÁRIOS

Sendo o tema em questão um elemento de bastante conteúdo, houve a necessidade de subdividi-lo em partes menores que facilitassem o seu estudo, desta forma, para o atingimento do objetivo geral anteriormente definido, adotou-se os seguintes objetivos específicos:

- apresentar a importância e os resultados de uma excelente distribuição estrutural e setorial;

- compreender os conceitos de setores empresarial e estrutura organizacional, bem como sua explicação funcional;

- descrever as áreas da empresa e suas funções.

3. JUSTIFICATIVA

A decisão de abertura de uma empresa não é uma tarefa fácil, e ainda mais difícil de do que abrir é gerenciar a organização e mantê-la num padrão adequado de aceitamento do mercado, além de poder fornecer receitas e rendimentos projetados aos acionistas. Diante dessa perspectiva, o tema em questão, estrutura organizacional e seus departamentos, foi abordado a fim de apresentar as diferentes opções de modelos de organogramas; como o administrador pode adotar o tipo mais adequado na hora montar o seu negócio, adequando-se aos seus objetivos, metas, missão, visão organizacional, bem como quais os setores devam incluir internamente para atender o esperado.

É uma pesquisa com o mérito de investigação, estudo, pesquisa e desenvolvimento pelo fato de fornecer respostas efetivas, também suscetível de melhoramento, pois ao longo dos anos os padrões estruturais empresariais sofrem mutações, buscando-se sempre o excelente, a alta performance e o atendimento pontual das necessidades do mercado.

O determinado estudo é importante, se encaixa tanto âmbito organizacional, como já descrito, quanto no contexto acadêmico, dessa forma, sua abordagem contribui muito, de uma forma geral, para a sociedade e principalmente para a comunidade científica. Por estar embasado em investigação científica, essa pesquisa pode servir de fonte de busca e pesquisa para realização de outros trabalhos acadêmicos.

4. CONCEITOS DE SETORES EMPRESARIAL E ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A empresa, um sistema, composta por vários subsistemas ou áreas que formam o seu todo, unidades essas compostas por pessoas que executam as atividades da instituição, permitindo que tanto os integrantes como a própria empresa alcancem seus objetivos. Não há possibilidade de existir funções, sem que haja uma divisão assertiva dos setores organizacionais, sendo assim, “em uma empresa, essa distribuição de funções se materializa em setores, que podem apresentar os mais diversos formatos e funcionamentos de acordo com o tamanho do negócio e os recursos disponíveis”  (NAVARRO, 2018). Cada setor da empresa executa funções bem específicas, e todas áreas devem apresentar um nível de integração aceitável para que trabalho se apresente de forma eficaz.

A organização, quando se lança no mercado, adota um tipo de estrutura organizacional, aquela a que mais se adéqua com as suas atividades e objetivos, para que todas as suas metas e propósitos sejam alcançados, e abordando-se sobre os modelos estruturais, para melhor entendimento, declara Chiavenato (2010):

A palavra desenho denota uma forma padrão, uma estrutura ou algo parecido e que é utilizado pela empresa para alcançar um ou mais objetivos. O desenho organizacional aborda a configuração da estrutura organizacional da empresa e dos processos utilizados para fazê-la funcionar e alcançar resultados. De um lado, a estrutura organizacional representa os órgãos e unidades que compõe a empresa tanto quanto as suas relações de interdependência; de outro, o seu funcionamento envolve as funções e atividades necessárias para levar ao alcance dos objetivos da empresa.

Então, pode-se afirmar que existe uma forte relação entre os setores da empresa e a estrutura organizacional, o primeiro aborda os departamentos, e o segundo, os diversos tipos de modelos estruturais que podem ser adotados para orientar as atividades.

Quanto as características da estrutura organizacional, existem dois pressupostos básicos, o que se pode dizer que “mostra a relação entre empregados e seus líderes, bem como as responsabilidades de todos os recursos da empresa. Primeiro, quando falamos em estrutura de uma organização pensamos em: Estrutura Vertical e Estrutura Horizontal” (CAMARGO, 2016, p. 1), a linha horizontal, onde os departamentos concentram-se num mesmo nível, possui autonomia, pouca formalidade, a comunicação flui melhor, uma tendência para instituições que pretendam alcançar inúmeros resultados; por outro lado, a linha vertical, onde observa-se um nível elevado de formalidade, as decisões aqui, normalmente, vêm de cima para baixo, maior sentimento de hierarquia e lenta comunicação. Esse segundo modelo é o mais tradicional e antigo existente.

Para melhor entendimento ou diferenciação desses dois tipos de modelos estruturais da organização que predominam o formato gerencial empresarial, pode-se observar a seguinte figura abaixo detalhada.

Figura 1 – Estrutura vertical e horizontal

Fonte: Diana (2016, p. 2)

A ilustração apresenta a estrutura organizacional de duas formas. É uma única figura, mas contida nela duas estruturas. De cima para baixo, observa-se a verticalização e hierarquia, ou seja, o primeiro elemento situado no topo pode ser considerado o presidente, sócio ou proprietário da empresa, abaixo dele, os diretores, e abaixo dos diretores, os gerentes, e destes por sua vez, os operadores; o que se entende que as decisões vêm de cima para baixo, sente-se o sentido vertical e hierarquia. Outro elemento a ser entendido na ilustração é a linhagem horizontal, que se observa que, abaixo do presidente estão os diretores, todos com mesmo nível hierárquico, possuem autonomia e comunicação entre eles flui melhor do que situação anterior; a mesma explicação se repete no nível dos gerentes e operadores.

5. AS PRINCIPAIS ÁREAS DA EMPRESA E SUAS FUNÇÕES

Quando se fala de empresa, está se relatando de uma instituição ampla, com vários departamentos que formam o seu todo. Os setores fazem-se presentes para que as atividades estratégicas, táticas e operacionais sejam desenvolvidas de modo a satisfazer as necessidades atuais e futuras da empresa.

Existem várias áreas dentro da organização, sendo os principais (XERPAY, 2019):

• administrativo;
• financeiro;
• recursos Humanos;
• setor comercial;
• setor operacional.

Cada um desses setores integra a empresa, o administrativo é o responsável pela definição do planejamento estratégico, elabora a missão, a visão, as metas e os objetivos a serem alcançadas a longo prazo, toma decisões e também gerencia os outros departamentos, pode-se dizer que é o departamento do topo, situado no nível institucional da organização, e, em algumas empresas de pequeno porte e até mesmo micro, ela engloba os departamentos de recursos humanos e financeiro.

O departamento financeiro é responsável por (XERPAY, 2019) :

• gestão de recursos e contas;
• controle da tesouraria;
• investimentos e riscos;
• gestão de contas e impostos;
• pagamentos;
• planejamento financeiro.

A área de finanças é, sem dúvidas, uma das bases da empresa. A organização precisa de controle do capital financeiro e ela é o gerenciador dessa parte.

O setor de recursos humanos, “também conhecido como departamento de pessoal ou gestão de pessoas, é responsável pelo recrutamento, seleção, contratação, relação e acompanhamento dos profissionais por um lado e, em alguns casos, pelo relacionamento com o cliente” (NAVARRO, 2018, p. 1). Area que cuida das pessoas dentro da empresa, suas funções são voltadas para elas, contrata, treina, integra, gerencia conflitos e desenvolve também outras ações voltadas a qualidade de vida dos colaboradores e retenção de talentos.

Sobre o comercial, “em boa parte das instituições, é esse o setor responsável pela relação com o cliente além de envolver o marketing e o processo de vendas” (NAVARRO, 2018, p. 2). É área responsável pela movimentação dos produtos ou serviços da empresa, o comercial entra em ação para oferecer ao mercado o que é desenvolvido na empresa, atendendo as necessidades dos clientes e consumidores finais.

E, finalmente, outro departamento imprescindível é o setor de produção, normalmente desvalorizado em algumas empresas, mas um dos setores mais relevantes da instituição, pois sem produtos ou serviços, a empresa é estática, nem funciona. A produção é a responsável pelo desenvolvimento dos bens rotineiros de comercialização da empresa, transforma a matéria prima em produtos acabados, armazena os produtos e cuida do estoque, faz o controle do maquinário, e mantém uma forte relação com outros departamentos, principalmente o financeiro, que disponibiliza verbas relacionadas a produção, e comercial, que disponibiliza esses produtos ao mercado.

6. IMPORTÂNCIA E OS RESULTADOS DE UMA EXCELENTE DISTRIBUIÇÃO ESTRUTURAL E SETORIAL

É claro para os especialistas em gestão, empreendedores, gestores de empresas e administradores que a é excelente distribuição estrutural e setorial é importante para o bom funcionamento da empresa, pois traz consigo grandes vantagens, como a adequação dos objetivos da empresa com a estrutura escolhida, atendimento das necessidades futuras, etc. “O desenho organizacional – estrutura organizacional ou formato organizacional – precisa compatibilizar e interligar todos esses diferentes aspectos para favorecer sua inclusão e viabilizar o alcance dos objetivos organizacionais” (CHIAVENATO, 2010, p. 210). É exatamente isso, não existem setores ou estrutura organizacional padrões para a empresa, cada organização é uma, e deve adotar um modelo eficaz que atende as suas necessidades e objetivos. Desta forma, a instituição que adota o modelo compatível com a sua realidade percebe melhor os resultados projetados.

7. METODOLOGIA

A pesquisa a se desenvolver será uma revisão bibliográfica, sua produção baseia-se em conceitos, estudos, investigações cientificas, artigos, sites acadêmicos, revistas, jornais científicos e outras fontes de pesquisas confiáveis que já abordaram o tema; a intenção não é explorar, quantificar, experimentar ou fazer um estudo de caso, mas fazer uma revisão de elementos bibliográficos que já existem na própria literatura, sendo assim, por se tratar das áreas da empresa e estrutura organizacional, os conteúdos que serão utilizados nessa pesquisa serão livros publicados nos últimos 11 anos; e sobre a fonte de busca geral, a pesquisa não se delimitou em buscar conteúdos só em livros; a fim de enriquecer, aprofundou-se as investigações em sites confiáveis da internet que tratam do assunto.

Por se tratar de um tema bem específico voltado para engenharia de produção e para a estrutura e áreas que compõem a empresa, para pesquisa, optou-se por palavras-chave adequadas, de modo que se obtivesse o resultado procurado e não uma série de informações que não seriam úteis, sendo assim, as palavras-chave usadas na busca foram: setores, departamentos, estrutura, organização, desenho.

8. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A separação dos setores da empresa e a subdivisão de cargos e tarefas configuram a estrutura organizacional. As contribuições desse trabalho foram de mostrar a sua importância assim como os benefícios que pode proporcionar às empresas. Por meio dela os funcionários sabem exatamente os departamentos em que atuam, os cargos que assuem, as tarefas que executam e os supervisores aos quais se direcionam. Por se tratar de elemento que organiza a empresa, merece atenção e expansão no seu uso, especialmente para algumas empresas de pequeno porte que não reconhecem a sua relevância.

9. REFERÊNCIAS

CAMARGO, Renata Freitas de. A importância dos tipos de estrutura organizacional para um negócio de sucesso. Disponível em: https://www.treasy.com.br/blog/tipos-de-estrutura-organizacional/. Acesso em: 17 abril 2021.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração/ Idalberto Chiavenato - Rio de Janeiro: Elsevier, São Paulo: Anhanguera, 2010.

DIANA, Daniela. Organograma. Disponível em: https://www.todamateria.com.br/organograma/. Acesso em: 18 abril 2021.

NAVARRO, Leonardo. Entenda a importância da organização dos setores da empresa. Disponível em: http://www.idebrasil.com.br/blog/importancia-da-organizacao-setores-da-empresa/.  Acesso em: 17 abril 2021.

XERPAY. Principais áreas de uma empresa: entenda a função de cada departamento. Disponível em: https://www.xerpa.com.br/blog/principais-areas-de-uma-empresa/. Acesso em: 17 abril 2021.