A INFLUÊNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO DAS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE

1. RESUMO

A Tecnologia da Informação (TI), se configura no mais completo e moderno meio pelo qual as empresas se tornam capazes de fundamentar decisões a partir de um conjunto de dados e informações. Com base nessa premissa, esse trabalho objetiva lançar uma luz sobre a TI, especialmente de sua essencial importância para as empresas de pequeno porte, por meio de estudos e pesquisas de fontes bibliográficas. É notório que as grandes e médias empresas fazem uso da TI para nortear suas decisões dada sua riqueza de detalhes, agilidade no processo, foco e maior probabilidade de assertividade. Para todas essas empresas a TI está presente como elemento de suma importância. Já para empresas de pequeno porte, lidar com as ferramentas de TI ainda é uma realidade distante, seja pelo costume, pela cultura organizacional das empresas, por falta de conhecimento e até mesmo por resistências ao que é novo. É cabível afirmar que, quando se trata de tecnologia, conhecimento, computação e união dessas três vertentes, como fundamentos da TI, é esse um processo sem volta. Assim como as grandes e médias empresas se renderam à TI por seu elementar auxílio para decisões, as empresas de pequeno porte não podem e nem devem abrir mão desses benefícios por sua comprovada eficiência e eficácia para o sucesso dos negócios.

Palavras-chave: Tecnologia. Conhecimento. Empresas. Negócios.

ABSTRACT

Information Technology (IT) is the most complete and modern means by which companies are able to base decisions based on a set of data and information. Based on this premise, this work aims to shed light on IT, especially its essential importance for small businesses, through studies and research from bibliographic sources. It is notorious that large and medium-sized companies make use of IT to guide their decisions given their wealth of detail, agility in the process, focus and greater likelihood of assertiveness. For all these companies IT is present as an element of paramount importance. For small companies, dealing with IT tools is still a distant reality, either by the custom, by the organizational culture of companies, by lack of knowledge and even by resistance to what is new. It is fair to say that when it comes to technology, knowledge, computing and the union of these three strands, as the foundations of IT, this is a no-return process. Just as large and medium-sized companies have surrendered to IT for their elemental decision aid, small businesses can not and should not give up on these benefits because of their proven efficiency and effectiveness for business success.

Keywords: Technology. Knowledge. Business. Businesses

À medida que o homem avança nas descobertas do mundo moderno, mais necessidade de conhecimento e de informação tem. Essa é uma busca incessante e a cada passo nessa direção há sempre um passo a mais a ser dado. Quando se fala em tecnologia, eminentemente, há o entendimento de que o tema aborda técnicas experimentadas cientificamente em benefício do homem, trabalhando para facilitar suas rotinas cotidianas e na fomentação do progresso, primando pelo desenvolvimento individual e também coletivo. A Tecnologia da Informação, surge como um conjunto de técnicas, que devidamente aplicadas, seja em benefício individual ou coletivo, gerará resultados que podem, por sua eficiência e eficácia, nortear o homem no seu campo de decisões, melhorando sua assertividade e tornando seu foco mais claro quanto às tomadas de posicionamentos diante dos desafios, especialmente no momento atual de ampla revolução das tecnologias e abrangente difusão do conhecimento. Tecnologia, informação e conhecimento são pilares que representam progresso e desenvolvimento para as pessoas, cidades, estados e nações.

Esse artigo tem como meta o trabalho de conclusão do curso de bacharel em administração de empresas e por objetivo decodificar a influência da Tecnologia da Informação, também conhecida por TI, para as empresas de pequeno porte. No cenário atual, onde as empresas de médio e grande portes não abrem mão das orientações dos sistemas de informação que lhes garantam direcionar caminhos, é perceptível que as empresas de pequeno porte ainda não estão seguindo esse mesmo rumo. Se há entre médias e grandes empresas a certeza da importância fundamental dos dados e informações fornecidos a partir de softwares de Tecnologia da Informação, é impreterivelmente relevante encontrar as motivações arrazoadas que justifiquem às empresas de pequeno porte, em sua ampla e irrestrita maioria, ainda não se servirem de tais ferramentas para balizar suas decisões e amparar as medidas essenciais à presença dessas empresas no mercado.

Desde a definição conceitual da Tecnologia da Informação, com base em sistemas que usam a computação para contribuir de forma proeminente, com informações, dados e conhecimento aos seus usuários, auxiliando às mais importantes decisões das empresas, a escolha do tema deste trabalho busca, de forma mais clara, chegar às razões que levam essas empresas a não utilizarem essas ferramentas, ou, quando as utilizam, o fazerem de maneira inadequada. Todos esses embaraços, notadamente, exigem posicionamentos conceituados nas fundamentações científicas que esse trabalho visa lançar luz sobre a temática, imprescindivelmente essencial para o sucesso das empresas de pequeno porte.

É certo que com a gama de informações que amparam a necessidade de uso da Tecnologia da Informação nas empresas, não importando seu tamanho, há um despertar dos pequenos negócios para essa corrente do conhecimento. Ainda assim, as empresas consideradas pequenas, especialmente as situadas em cidades interioranas brasileiras, lugares de pequeno porte, essa realidade parece ser coisa distante e até mesmo irreal. Para muitos empresários operar um computador, com sistemas complexos, é difícil por demais e tais tecnologias chegam como a afrontar à relação com o cliente que tem seu nome, compra e produtos anotados em ainda cadernetas. A TI, é, portanto, para essas empresas uma novidade de difícil manuseio e sem muita serventia. A implantação de um sistema de computador que mexa nestas atrasadas e arcaicas maneiras de se comercializar, e mais precisamente de controlar as empresas, da compra dos produtos, fluxo de caixa ao controle de estoque, sofre fortes resistências.

Conseguir modificar a realidade de empresas ainda mergulhadas no abismo do atraso, na escuridão da falta de conhecimento ou no ostracismo imposto pelo passado pode ser visto como um mudar profundamente suas culturas organizacionais e administrativas. Essa é a fundamentação que move esse trabalho na direção de auxiliar as empresas de pequeno porte à necessidade de, de forma adequada, encontrar a Tecnologia da Informação como fonte para o gerenciamento de empresas pequenas, porém modernas e inseridas no mercado, tornando os empresários conscientes dos rumos que têm a seguir a partir de dados, informações e conhecimento.

Para fundamentar esse trabalho será feito uso de revisão bibliográfica, com apoio de fontes secundárias e trabalhos acadêmicos, sua estrutura vem composta obedecendo a seguinte ordem subtemática: A Tecnologia e a História; Empresas de Pequeno Porte e a Tecnologia da Informação; A Tecnologia da Informação como Solução para as Empresas de Pequeno Porte; Com foco especialmente no que diz respeito a efetividade desses instrumentos a partir do uso da computação e suas mais variadas possibilidades para que o empreendedor pequeno seja agente do sucesso de sua empresa diante de um mundo em constante transformação, especialmente, de evolução na área da Tecnologia da Informação.

2. A Tecnologia e a História

A história da humanidade está intrinsicamente ligada à tecnologia. O homem da pré-história concluiu que não poderia sobreviver sem formar estratégias e sem criar peças e ferramentas que facilitasse suas atividades. O desafio então do homem da pré-história foi descobrir o potencial de desenvolvimento do próprio cérebro para criar. Para isso utilizou o que a natureza disponibilizava, como pedras, argila, metais e outros recursos naturais. Notadamente a cada instrumento e objeto criado, o homem descobria sua utilidade, com diminuição de esforço e transformação do meio em quem vivia, vindo então a nascer a história propriamente dita com o surgimento das primeiras civilizações. Segundo publicação do site Super Pesquisa “O ser humano, dotado de sua inteligência, buscou formas, durante toda a história, de vencer os obstáculos impostos pela natureza”.

O crescimento das civilizações exigia novas técnicas de manejo da natureza com o aperfeiçoamento de instrumentos ou a criação de novos objetos. A complexidade e engenhosidade dos métodos aplicados na criação de novos objetos e produtos passaram a caracterizar a tecnologia como ciência vital ao ser humano. Entre as várias ciências, a tecnologia ganhou, desde seus primeiros passos e efeitos, atenção da humanidade. Criações que de tão engenhosas provocavam espanto nas sociedades, com imensa capacidade de transformar o ambiente, influenciando os costumes e modificando culturas tanto localizadas em determinadas regiões como no mundo.

Podemos afirmar, sem dúvidas, que o homem e a tecnologia, conseguiram e conseguem modificar de forma substancial o mundo, na tentativa incessante de torná-lo um lugar melhor para todos, a partir do facilitar de tarefas complexas ou não. Ainda no contexto histórico, com invenções impressionantes, como o telefone pelo americano Alexander Graham Bell, ou pela criação da máquina de escrever no encerramento do século XVIII, das grandes transformações tecnológicas que influenciaram toda a humanidade, podemos citar a revolução industrial, com amplo impacto dentro das organizações.

A tecnologia sempre influenciou poderosamente o funcionamento das organizações a partir da Revolução Industrial. Esta resultou na aplicação da tecnologia da força motriz do vapor na produção e logo substituiu o esforço humano, permitindo o aparecimento de fábricas e indústrias (CHIAVENATO, 2014, p. 409).

Na história, o homem ainda não descobriu limites para sua capacidade criadora. A tecnologia é uma ferramenta enraizada no ser humano, propondo ao seu cérebro sempre algo novo que supere o que já foi feito. É assim que o novo de hoje é o projeto e o produto ultrapassados de ontem. Fabulosa criação do ser humano, o computador nasceu da cibernética, segundo Chiavenato (2014), “O primeiro esforço científico integrado no sentido de reunir diferentes áreas e especialidades da ciência – matemática, engenharia, medicina, eletrônica, física, neurologia, etc.” O computador foi criado exatamente para imitar o que o homem tem de mais complexo e poderoso que é o seu cérebro, seu centro de processamento dados, informações e conhecimento. Tanto é assim que o primeiro nome dado a essa máquina foi cérebro eletrônico.

Pelas informações do site TecMundo, em publicação do mês de agosto de 2014, “foi o engenheiro mecânico e inventor britânico, Charles Babbage que inventou o primeiro equipamento considerado um computador mecânico, ainda no século XIX”. As máquinas, antes gigantescas, presentes exclusivamente em ambientes corporativos, evoluíram, e a partir de 1975, se tornaram populares com a chegada do computador pessoal ou PC. A história nos conduz até este ponto para sustentar que a tecnologia em suas diversas formas e criações, contribui de forma exponencial para agilidade de processos, tomadas de decisões, facilidades de tarefas, que são situações comuns à vida cotidiana de uma pessoa, sociedade ou organização, em especial, no ambiente das organizações empresariais, não importando seu porte. Daí, cabe-nos afirmar, que se funciona nas grandes empresas, a TI é fundamental para o desenvolvimento das empresas de pequeno porte.

3. Empresas de Pequeno Porte e a Tecnologia da Informação

O conhecimento que permite ao homem o domínio de técnicas tão arrojadas, que lhe servem desde os tempos mais remotos, facilitando a vida individualmente ou coletivamente, ganhou força nas empresas com a Tecnologia da Informação. O homem e o computador podem ser avaliados como instrumentos do aperfeiçoamento, visto que a natureza molda o homem, e o homem, por sua vez, molda a máquina. Quanto à natureza e seu instrumento mais elementar, ou seja, o homem, ela transforma e sofre influência deste. Quanto ao homem e a máquina, observa-se o homem criando a máquina, influenciando e sendo influenciado, assim como é na natureza, respeitadas as devidas proporções.

Pelo prisma da relação homem, conhecimento e as tecnologias, que tanto influenciam seu universo, não é factível pensar nestes fatores como algo restrito apenas às grandes organizações. Em tempos de valorização do conhecimento e de tecnologias inovadoras, as empresas de pequeno porte não podem ficar no passado. Tudo está acontecendo hoje e isso exige mudança de paradigma. As empresas de pequeno porte devem abrir seus horizontes, vencer o preconceito, o medo e ir ao encontro da TI, visualizando o futuro. Pelo pensamento de Chiavenato “Quanto mais poderosa a tecnologia da informação, mais informado e poderoso se torna seu usuário, seja ele uma pessoa, uma empresa, uma organização, ou um país” (CHIAVENATO, 2014, p. 426).

A realidade das empresas de pequeno porte no Brasil, quanto ao uso da Tecnologia da Informação é o retrato do atraso. Esse quadro é bem visualizado numa pesquisa realizada pela Microsoft, divulgada pelo site analistati.com, em 24 de agosto de 2014.

No Brasil, o panorama da pequena empresa, sob o aspecto de tecnologias de informação, não é dos melhores. Uma pesquisa da Microsoft indica que 58% das pequenas empresas que não possuem computadores acreditam que a informática seja desnecessária; 5% nem sabem os motivos pelos quais não se automatizam; e 11% afirmam estar providenciando a compra de computadores. ( ANALISTATI, 2014).

As grandes mudanças em todos os cenários que movem o mundo, sejam na saúde, na educação, na economia contam atualmente com auxílio da TI. Estamos caminhando na contramão. Distante apenas três anos da pesquisa da Microsoft, certamente pouco mudou no cenário quanto à presença da Tecnologia da Informação para as pequenas organizações. Podemos considerar preocupante a pesquisa indicar que 5% das empresas de pequeno porte não sabem as razões pelas quais não se utilizam da TI e sequer estão automatizadas. E temos como elevarmos ainda mais nosso grau de preocupação quanto ao tema, quando a leitura dos números da pesquisa nos aponta que 58% das pequenas empresas não possuem computadores e acham desnecessária a informática.

Entendemos que esse cenário necessita de urgente mudança. Enquanto o mundo avança, nossas empresas não podem apenas ficar no retrovisor, na contramão do progresso. Mas, o grande questionamento é: Como atrair as empresas de pequeno porte para esse lado? Como apresentar a Tecnologia da Informação como ferramenta útil, rentável e indispensável? As respostas devem ser trabalhadas em cima dos comportamentos dos empresários, já que nenhuma empresa é criada para acumular prejuízos. Sabemos que toda empresa almeja lucros, sucesso e a TI pode melhorar muito esses aspectos, fornecendo controle, oportunidades de economia, competitividade, assertividade e tomadas de decisões mais embasadas.

4. A Tecnologia da Informação como Solução para as Empresas de Pequeno Porte

As empresas de pequeno porte não devem ter na Tecnologia da Informação uma inimiga, muito menos algo difícil de dominar. A compreensão de sua funcionalidade para desempenhos de sucesso das organizações é fundamental. Muitos dos problemas de ordem organizacional, gerencial, de planejamento, controle são resolvidos de maneira ágil, diminuindo significativamente perda de tempo, evitando estresse e colaborando para um ambiente de trabalho mais harmônico. Com a empresa bem gerenciada a partir do auxílio da TI, os resultados aparecem, notadamente, na economia de recursos financeiros o que coaduna com os objetivos de qualquer organização, não importando seu tamanho, que é auferir resultados positivos do ponto de vista financeiro.

Há diversas versões no meio empresarial apontadas como justificativas para que as pequenas empresas não adiram à Tecnologia da Informação, entre estas, a que custa caro investir para ter computadores e softwares sofisticados e com programas complexos. Quebrar essa visão é buscar o entendimento do que a empresa necessita em TI para chegar ao sistema ideal, que integre as áreas do seu pequeno negócio, gastando o compatível com a realidade financeira da organização. Não há necessidade de adquirir em TI para uma empresa que tenha cem colaboradores e com dez departamentos, o mesmo para uma empresa com dez colaboradores dividida em três departamentos. A solução é buscar o sistema de TI que atenda às necessidades da empresa evitando gastos desnecessários.

Resolvido o problema da escolha adequada da Tecnologia da Informação para a empresa de pequeno porte, as informações que vão alimentar esse sistema são fundamentais para dar as respostas necessárias. Esse feedback vem a partir da participação ativa dos colaboradores de cada setor em alimentar o sistema de forma correta e mantendo-o sempre atualizado. Não adianta apenas investir em um sistema de TI e ficar aguardando soluções milagrosas. Os sistemas interagem com as empresas à medida que recebem correta e sistematicamente os dados para que possa realizar o processamento fornecendo as informações requisitadas.

Para que a empresa produza informações de qualidade, é preciso que os colaboradores trabalhem conscientes da importância da integração, o uso dos recursos tecnológicos para produzir informações para o negócio. Para isso o treinamento da equipe e constantes atualizações são prioridades. É necessário, fazer com que cada usuário entenda seu sistema não apenas de forma isolada e independente, mas de maneira integrada com todas as áreas da empresa. (SEBRAE, 2015).

Toda empresa que se preze, tenha foco e almeje sucesso no mercado no qual atua, se dedicará não apenas à fabricação, venda ou revenda de produtos ou prestação de serviço, mas na capacitação de seus colaboradores e investimento em Tecnologia da Informação. Uma equipe preparada faz a diferença e uma empresa que segue as tendências de conhecimento e tecnologia consegue mais solidez no mundo dos negócios que passa por constantes transformações. Se essas necessidades sempre estiveram presentes no ambiente das empresas, aumentou ainda mais com o processo de globalização, a partir da década de 1990, com o surgimento e avanço da internet. Esse processo de evolução mexeu não apenas com as grandes empresas, mas também com as pequenas organizações que por sua vez necessitam de conhecimento, informação e tecnologia para seguir no mercado. Conforme Chiavenato (2014, p. 433) “em vez de simplesmente automatizar tarefas a TI deve, acima de tudo, informar as pessoas e servir como plataforma indispensável para prepará-las e ajudá-las continuamente em suas atividades”.

A Tecnologia da Informação chegou como solução, influenciando as administrações dos grandes e dos pequenos negócios. Indicando viabilidade ou não das empresas, mostrando o mapa do tesouro ou a grande furada do negócio. Uma publicação do site do Sebrae (2017) expõe que “saber se é lucrativo ou não é uma informação vital para o negócio. Assim, é necessário saber onde e quando ocorrem desperdícios, perdas, erros em receitas, perda de vendas. É também necessário analisar a produção, ou seja, transformar a informação em conhecimento”. Daí a clareza em afirmar que, investir e viabilizar a TI nas empresas de pequeno porte se constitui em importante negócio, dada à sua tão forte e impactante influência vital às empresas e seu futuro no mercado.

5. CONCLUSÃO

O presente estudo procurou de maneira muito clara e aberta apresentar às empresas de pequeno porte do Brasil, especialmente nas pequenas cidades, a funcionalidade da Tecnologia da Informação, sua eficiência e sua eficácia, nos quesitos planejamento, organização, direção e controle. Também desmistificar mitos que relacionam a TI a investimento de alto custo, de difícil manuseio ou que seja desinteressante para as pequenas organizações. Outra finalidade do estudo foi trabalhar o comportamento dos empresários que estão na condução dessas empresas pequenas, trazendo para estes a quebra de paradigmas fundamentando com fatos relevantes ao longo da história das civilizações, quando as empresas passaram por importantes transformações, influenciadas sobremaneira pelas tecnologias que avançaram a computação, globalização, Tecnologia da Informação e internet.

Ao nos depararmos com conceitos que permitiram ao homem construir novos caminhos apoiado nas suas ideias que evoluíram e continuam a evoluir, no que tange à TI, nota-se que os estudos acadêmicos ainda serão muito influenciados pelas suas ferramentas na busca de mostrar para as organizações, sejam elas empresariais ou não, que sua utilização terá cada vez mais presença nestas organizações independentemente do porte que as definem. Não por acaso, mas pelo confronto das realidades entre empresas que utilizam e as que não utilizam a TI, percebemos diferenças em suas presenças no universo dos negócios. As práticas arcaicas da caderneta e do papel são a novidade para essa nova geração. Para estes, chega a ser estranho tais práticas, não condizentes às transações comerciais cada vez mais modernas e cheias de opção. Notoriamente, não abrir caminho para a TI representa prejuízo e negócios não sobrevivem aos prejuízos constantes.

Nosso estudo comprovou ainda que não se sustentam as justificativas e as desculpas para que as empresas de pequeno porte dispensem sua automatização. Os fatores elencados, desde a pré-história aos dias atuais, somam em favor da TI pelo bem que promove, pela saúde financeira dessas empresas, que significa está mais preparada para os obstáculos impostos pelas intempéries dos cenários econômicos, influenciados que são por fatores internos e externos do país. Não é caro investir no que dará horizonte, retorno e sustentação, principalmente quando se lida com tomadas de decisões. As culturas organizacionais também passaram por mudanças no passado e muitas outras virão, o que nos leva a afirmar que mudar é preciso, e, especialmente quando o mudar trará resultados positivos. Pela TI, muitos que eram pequenos, hoje são grandes.

De formas que ao avaliar as fundamentações aqui apresentadas, não há como não evoluir em conhecimento, o que ancora a função do administrador. Também não tem como não visualizar as potencialidades dessas empresas de pequeno porte, espalhadas aos milhares pelo Brasil, sem que se veja nas suas situações oportunidades de novos negócios a partir da Tecnologia da Informação.

6. REFERENCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 9ª ed. São Paulo: Manole Ltda, 2014.

Como as Tecnologias da Informação podem salvar a sua empresa? Disponível em< https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/bis/como-as-tecnologias-da-informacao-podem-salvar-a-sua-empresa,101f7c99b49f8510VgnVCM1000004c00210aRCRD>. Acessado em 30 de maio de 2017.

É importante escolher as tecnologias adequadas para a sua empresa. Disponível em <https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/e-importante-escolher-as-tecnologias-adequadas-para-a-sua-empresa,0831ebb38b5f2410VgnVCM100000b272010aRCRD >Acessado em 30 de maio de 2017.

6 novas tecnologias que podem ajudar pequenas empresas, 2017. Disponível em <https://blog.contaazul.com/novas-tecnologias-pequenas-empresas> Acessado em 30 de maio de 2017.

O que é Tecnologia da Informação. Disponível em <https://www.significados.com.br/tecnologia-da-informacao/>. Acesso em 31 de maio de 2017.

Tecnologia da Informação nas Pequenas Empresas, 2014. Disponível em < https://analistati.com/tecnologia-da-informacao-nas-pequenas-empresas/> Acessado em 30 de maio de 2017.

Tecnologia e História da Tecnologia. Disponível em: Portal de Pesquisas Temáticas Educacionais: www.suapesquisa.com.br. Acessado em 30 de maio de 2017.

Por Francisco Marco Filho - Bacharelado. Discente do Curso de Graduação em Administração de Empresas e Adriana Suaid Vasco - Especialista em Prática do Ensino Superior. Graduada em Administração. Professora Orientadora do Curso de Administração do IFESC/FAK.