A Arte da Delegação

Imagine que você é gerente de um hotel e que, naturalmente, querendo manter o seu hotel bem limpo, resolveu usar do porteiro para algumas dessas tarefas. Se disser ao porteiro:

"-Descarrega o caixote-do-lixo às 3ªs e 5ªs feiras", com certeza que ele o descarregará nesses dias, mas se disser antes:

"-Descarrega o caixote-do-lixo conforme seja necessário", ele se for responsável, vai verificando a necessidade de o descarregar em qualquer dia, conforme a necessidade (até lhe podemos ensinar algo sobre gestão de tempo), mas é ele quem decide.

"Delegar é conferir a minha autoridade a outros"

"O objetivo da delegação é conseguir que alguém faça uma tarefa, tendo para isso poder de decisão e autoridade"

Quando se delega algo a alguém, deve-se certificar que a pessoa:

- compreendeu o que foi pedido.

- tem a autoridade necessária para satisfazer o pedido ( ou então que lha concedam)

- Saber como satisfazer esse pedido.

É da responsabilidade de quem delega comunicar as coisas de uma forma clara:

- as cautelas a tomar.

- as fontes de informação a recorrer.

Um pouco à semelhança dos desenhos do Sr. de Bono, criei um para a delegação.
(desenho da delegação)

-É necessário conseguir transmitir o nosso objetivo a uma pessoa o melhor possível. É necessário que esta chegue ao objetivo da forma mais eficaz, sem ter de a acompanhar permanentemente.

O que se deve delegar?

a) Deve-se começar por considerar as atividades que eu fazia antes de ser promovido.

b) Áreas onde se tenha experiência, para que se possa explicar bem as tarefas a delegar, e onde possa avaliar também se as tarefas estão ser bem ou mal executadas.

c) Delegar para que outros fiquem mais experientes, e para que se fique com mais tempo livre para outras tarefas.

Quando ocorrem erros?

Muitos dos proprietários de negócios que também são administradores de tal, são orgulhosos do fato de construir suas organizações de alguma coisa. No começo, o empresariado freqüentemente desenvolviam todas as tarefas do negócio. Isto é bem razoável, mas em acordo a operação, eles também deveriam manipular muitos outros negócios. Poderiam pensar que ninguém mais fariam o trabalha deles, mas ao contrário, isto pode tomá-los ao fracasso.

É possível também que a pressão do trabalho ou as causas graduais de expansão que o empresário não é capaz de revisar todo o trabalho diário na hora.

Outra razão por que os proprietários de empresas de pequeno porte não delegam, é que algumas vezes a rotina da dificuldade é preferível.

Também é necessário reconhecer isso, quando delega ambos: o empresário e o empregado, têm uma oportunidade de estender suas capacidades. Por meio da delegação, você pode facilitar a administração do trabalho e freqüentemente aumentar a eficácia tanto de você mesmo como dos trabalhadores, e portanto, de sua organização.

a) Primeiro deve-se enfrentar o problema pensando numa solução, sendo ótimo que fosse a pessoa que errou a encontrá-la, em vez de pensar nas causas.

b) Em seguida deve-se analisar as causas. Devem-se evitar ataques pessoais do estilo:
"Foi uma autêntica parolice que fizeste…"

c) Assegurar que a pessoa :

I) Compreendeu o problema.

II) Sente-se segura para o enfrentar.

III) Pense em procedimentos para evitar nova ocorrências.

Depois de tudo delegado, o que sobra?

a) É muito importante e necessário controlar as tarefas delegadas, e ajudar o desenvolvimento do pessoal no seu exercício de autoridade.

b) Mas há tarefas que não podem ser delegadas, as responsabilidades pessoais são algumas:

I) de motivação

II) de treino

III) de organização

IV) de repreensão

V) de promoção

VI) …

A DELEGAÇÃO VISTA POR QUEM DELEGA

Um pouco como em tudo, por vezes a delegação vista por quem delega pode diferir da delegação vista por quem é delegado. No entanto quem delega deve ter em atenção determinados pontos. Fornecer acesso total e rápido à informação relevante, por parte do pessoal.

a) Encontros entre quem delega e quem foi delegado para irem trocando idéias sobre o que se vai passando.

b) A grande ajuda dos sistemas de informação distribuídos para a disponibilização da informação.

Quando se delega (dar autoridade aos outros) fica-se sem controle?

a) NÃO, porque estamos a treinar pessoas segundo um critério nosso, ao nosso estilo e forma de pensar.

b) Assim as pessoas acabam por praticar um controle que é o meu estilo, aquele que me permite controlar.

Deve-se primeiro conhecer as pessoas.

a) Não se pode delegar da mesma forma todas as pessoas.

b) Existem umas com mais e outras com menos experiência e autoridade, além de que cada pessoa tem a sua maneira de ser.

Delegar gradualmente.

a) Começar por tarefas adequadas a cada pessoa, para depois conseguir motivações nela para desempenhar tarefas a delegar de maior responsabilidade.

b) Se apresentamos uma tarefa difícil e assustadora , que a pessoa não se sentiria segura para a resolver, ela podia não ser feita, e a pessoa ficava desmotivada

c) Barreiras e comentários:

I) "Eu posso fazer melhor…"

II) "Eles não conseguem fazer, não têm capacidade suficiente.

III) "Demoro muito tempo a explicar-lhe"

Ganhar confiança na pessoa delegada.

a) Implica ir pondo um olho de vez em quando no seu desempenho, e ajudá-lo caso necessário.

b) Mas não andar sempre atrás dele, pedindo explicações de tudo o que ele faz; pode-se sentir perseguido.

c) A ideia é que a pessoa aprenda sempre com a tarefa delegada.

I) Se ela estiver errada, deve-se explicar calmamente porquê.

II) Se ela estiver quase certa, deve-se lhe dar os parabéns e aproveitar para sugerir algumas modificações.

Disponibilidade para com a pessoa delegada.

a) Deve-se evitar a total disponibilidade, pois podemos acabar por nos envolver na tarefa delega da o tempo inteiro.

b) Deve-se marcar encontros, para que a pessoa dedique algum tempo a pensar e a decidir algumas coisas antes do encontro.

Resultados e responsabilidades na delegação.

a) Devemos ter consciência que a tarefa delegada pode ser efetuada de diversas maneiras, e não como nós a pensamos.

b) As falhas devem ser detectadas quanto antes de causarem grandes problemas, porque o problema também é de quem delega.

A DELEGAÇÃO VISTA PELO DELEGADO

O que deve ser feito?

a) compreender muito bem toda a tarefa, desde objetivos resultados a atingir, tudo o que tem de realizar.

Qual o seu grau de autoridade?

a) até onde vai a sua autoridade e responsabilidade

Como deve ser realizada a tarefa?

a) a tarefa tem de ser obrigatoriamente realizada de uma determinada forma, ou podemos sugerir idéias.

Quando deve a tarefa ser concluída?

a) existem prazos

b) possíveis problemas que podem atrasar

c) gestão de tempo

Prioridade nas tarefas

Informação adequada

a) preocupação de obter toda a informação necessária.

Ordens contraditórias

a) certificar-se de que tem autoridade, caso apareça alguém a dar-lhe outras ordens, possivelmente até contrárias.

Feedback

a) reúna com o gestor para o informar das suas atividades, para certificar-se se está tudo a correr bem.

Qualidade

a) crie o seu próprio controle de qualidade, para verificar e analisar a qualidade do trabalho antes de o entregar.

Maior responsabilidade

a) feedback positivo para o gestor para este lhe delegar funções de maior responsabilidade.

AS TENDÊNCIAS QUE FAVORECEM A DELEGAÇÃO E A AUTO-DIREÇÃO

• Os computadores estão a descentralizar cada vez mais a informação.

• O desaparecimento da gestão intermédia.

• Reconhecimento crescente de que quem melhor conhece um determinado trabalho é quem o deve realizar.

• As novas estruturas empresariais: equipas multidisciplinares, partilha do posto de trabalho, …

Os benefícios de delegar

O tempo de fazer mais. Um proprietário administrador que pode delegar de fato, provavelmente conseguirá para aumentar sua produção. Por meio de uma delegação apropriada, atribuição e coordenação de tarefas, um administrador podem mobilizar recursos e obter mais resultados que eles não podiam ter sido possível sem uma delegação exata.

O tempo para atividades administrativos. A delegação permite ao proprietário administrador a oportunidade de manipular mais aspectos do trabalho. Por exemplo: projetos de planejamento, planos para o desenvolvimento de negócios, monitoreos de como os negócios, monitoreos do desenvolvimento do pessoal vão e contender com os problemas que estão surgindo.

Criar um próprio endosso. A delegação de responsabilidades em áreas diferentes criará um endosso de trabalhar força, isso pode ser usado em momentos de emergência

Os benefícios para os empregados

O desenvolvimento de capacidades dos empregados. Os proprietário administradores que fracassam na delegação eficiente, prevalecem a seus empregados da oportunidade de melhorar suas capacidades e supor responsabilidades de prefeitos. Desde que os empregados são capazes de fazer tarefas que ainda não aprenderam, experiências que ganham, deixarão a companhia ter mais desafios e uma atmosfera que os apóia. Isto acontece mais freqüentemente a esses empregados que têm mais talento de fato - povo que um não deseja perder. Afinal de contas, um trabalha rotina ser uma assembléia de aumentar oportunidades de melhora para empregado.

O aumento do envolvimento do empregado. Uma delegação conveniente, estimula o empregado participar incluir/entende e influenciar mais em seu trabalho. Em acordo seu envolvimento no trabalha lugar é aumentado, será capaz também aumentar o entusiasmo e iniciativa por seu trabalha.

Os benefícios para a companhia

Aumentar ao máximo a produtividade . Fazer o uso melhor dos recursos disponível aumenta a produtividade. A delegação também proporciona com uma atmosfera conveniente de modo que os empregados contribuem a novas idéias a favor da melhora da fluência e operações no trabalha lugar.

O aumento da velocidade e eficácia das decisões. Uma organização responde melhor aos desafios numa atmosfera onde os indivíduos são mais próximo os problemas e fazem decisões resolver esses problemas.

Aumente na flexibilidade da operação. Uma delegação eficiente capacita a várias pessoas no desenvolvimento das mesmas tarefas. Como resultado disto, quando a crise requer do apoio de outros com funções que regularmente não são parte de seu trabalho, vários trabalhadores já são familiarizados com as atribuições.

Preparar mais as pessoas para a promoção ou rotação de responsabilidades. Este portanto, facilita o trabalha do proprietário administrador, quem facilmente pode achar a alguém supervisionar quando está ausente.

Mas

Só se aprende a delegar delegando

Conclusão

O excesso de trabalho é uma reclamação comum e constante dos pequenos empresários, pois, estes queixam-se que nunca possuem suas horas de lazer. Conseqüentemente este problema poderia ser muito bem reparado com uma eficiente delegação.

BIBLIOGRAFIA

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Gerard M. Blair - "The Art of Delegation", "Presentation Skills for Emergent Managers", "What makes a great manager"