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LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS: UM ESTUDO DE CASO DO PROCESSO DE COMPRA EM UMA MULTINACIONAL DE EMBALAGENS

Engenharia

Como funciona e é dividido o setor de suprimentos na empresa multinacional, o processo de compras e aquisição de materiais e qual o programa utilizado para fazer o processo de compra e aquisição de materiais.

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LUZ, Juliana Subtil. LOGISTICA DE SUPRIMENTOS: UM ESTUDO DE CASO DO PROCESSO DE COMPRA EM UMA MULTINACIONAL DE EMBALAGENS. 2016. 38 Pag. Trabalho de Conclusão de Curso de Engenharia de Produção – Faculdade Pitágoras. Londrina, 2016.

1. RESUMO

Nos dias de hoje com as grandes concorrências as empresas precisam cada vez mais se tornar competitivas no mercado, e para isso devem utilizar-se de estratégias e um gerenciamento eficaz para otimizar o processo, aumentar o lucro e diminuir o custo. Esse trabalho visa analisar como é o processo de suprimentos em uma empresa multinacional de embalagens, tratando especificamente do processo de compra e aquisição de materiais, que nos dias de hoje não se trata apenas de cotação e a realização da compra em sim, mas sim de estratégia, parceria e muita análise, para que se possa obter o mínimo de custo em cada aquisição. Estudando a literatura sobre compra analisa-se que são localizados diferente posicionamento e metodologias. O presente trabalho pode ser considerado um estudo de caso e uma pesquisa básica estratégica, pois parte da premissa que é possível explicar um fenômeno e o explorar sendo o principal objetivo obter conhecimento voltado para a área de suprimentos e aquisição de materiais.

Palavras-chave: Suprimentos, Compras, Aquisição de materiais, Estratégia.

ABSTRACT

Today with the major competition companies need to increasingly become competitive in the market, and it should be used strategies and effective management to optimize the process, increase profit and reduce cost. This study aims to examine how the process of supplies in a multinational packaging company, specifically dealing with the process of buying and procurement of materials, which nowadays is not just quote and order processed in yes, but of strategy, partnership and much analysis, so that we can get the minimum cost for each acquisition. Studying literature on purchase we will see which are located different positioning and methodologies. This work can be considered a case study and a strategic basic research, it assumes that it is possible to explain a phenomenon and explore with the main objective to get knowledge back to the supply area and the purchase of materials.

Keywords: Supply Chain, Purchasing, Procurement materials strategy.

2. INTRODUÇÃO

Nos dias de hoje, as empresas vem cada vez mais enfrentando desafios consideráveis para conseguirem se manter competitiva no mercado atual. Nesses desafios são englobados conflitos organizacionais, conflitos com clientes, concorrentes e fornecedores, que dependendo da forma que é tratado podem afetar a economia da empresa de forma drástica, mas ainda podem vir para colaborar na resolução dos problemas, mantendo o foco no presente sem perder a conexão com o futuro.

Com o processo de compra não é diferente, tem que ser feito de forma minuciosa, visando o presente sem perder o contato com o futuro para que a organização obtenha o maior lucro possível e sua economia não seja afetada.

O processo de compras é essencial para o departamento de suprimentos da empresa, tem o objetivo de compor as necessidades de materiais e serviços, sendo planejada para suprir as necessidades quantitativas no momento e de forma correta. Pode-se dizer que compras é uma operação relevante no processo de suprimentos, pois se faltar determinado material a fábrica pode parar gerando um grande prejuízo.

O setor de compras ocupa uma posição importante na maioria das organizações, pois peças, componentes e suprimentos comprados representam em geral de 40 a 60% do valor final das vendas de qualquer produto (BALLOU, 2006, pag 357).

Berteglia (2009), afirma que estamos começando a viver a era da otimização no processo de suprimentos e cadeia de abastecimentos, e diz ainda que as empresas que não se adequarem e não se atentarem para essas iniciativas terão sérios problemas/ dificuldade para se manter no mercado (BERTEGLIA, 2009, pag 10).

O presente trabalho será feito em uma multinacional do segmento de embalagens situada na região norte do estado do Paraná, que atua no mercado desde 1858, na produção de embalagens flexíveis e rígidas, de plástico para alimentos, produtos de consumo, produtos médicos e empresas farmacêuticas.

Na empresa o foco é acompanhar o processo do setor de suprimentos, analisando como é feito o processo de compra e aquisição de materiais e será comparado com o que os autores dizem, verificando também se há algum processo que possa ser otimizado e /ou melhorado diante a situação estudada.

2.1 PROBLEMA

Como a empresa de embalagens do norte do Paraná realiza o processo de suprimentos, aquisição de materiais e compras?

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GERAL OU PRIMÁRIO

Analisar o processo de aquisição de materiais, suprimentos e compra da empresa de embalagens situada no norte do Paraná.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS OU SECUNDÁRIOS

  • Descrever como funciona e é dividido o setor de suprimentos na empresa multinacional;

  • Estudar o processo de compras e aquisição de materiais e verificar como é feita essa aquisição;

  • Analisar qual o programa utilizado para fazer o processo de compra e aquisição de materiais.

4. JUSTIFICATIVA

O tema da pesquisa se iniciou após surgir uma curiosidade de como funcionaria o processo de compra e aquisição de materiais dentro do setor de suprimentos de uma multinacional.

A escolha do presente trabalho se dá pela importância que tem o processo de compras e aquisição de materiais dentro de uma organização. Esse processo não se dá apenas pelo fato de comprar e monitorar existe toda uma gestão e estratégia atrás disso, envolvendo custo, qualidade, velocidade de resposta do fornecedor, entre outros, sendo uma tarefa indispensável para qualquer organização independente do ramo que atua.

Atualmente o setor de compras e suprimentos está sendo valorizado, por ser um aliado direto na produtividade e economia da empresa.

Muitos fatores contribuíram para essa mudança de visão, pode-se citar dentre eles a tecnologia de informação, que permite buscar informações em distintos lugares a analisar o custo para viabilidade, além da busca por relacionamentos mais duráveis com fornecedores, que por meio de contratos anuais consegue garantir o menor custo e maior qualidade nos produtos adquiridos.

5. REFERENCIAL TEÓRICO

5.1 Conceito de cadeia de abastecimento/ suprimentos

A gestão logística empresarial passou a ser chamada de cadeia de suprimentos, sendo utilizados também termos como: redes de valor, cadeia de abastecimento e corrente de valor. Todos esses termos se designam para um conjunto de atividades que se repetem inúmeras vezes ao longo que as matérias-primas vão sendo convertidas em produtos acabados e aos quais se agrega valor ao consumidor (BALLOU, 2006, pag 29)

Cadeia de abastecimento segundo Berteglia (2009) corresponde ao processo para obter materiais, agregar valor de acordo com o desejo do cliente e consumidor e disponibilizar os produtos para o lugar (onde) e para a data (quando) que o cliente e consumidor desejar. Além de ser um processo bastante extenso, a cadeia apresenta modelos que variam de acordo com as característica do negócio, do produto e das estratégias utilizadas pela empresa para fazer com que o bem chegue nas mãos dos clientes e consumidores (BERTEGLIA, 2009, pag 5).

A cadeia de suprimentos tem por finalidade assegurar a disponibilidade do produto certo, na quantidade certa, em condições adequadas, no local certo, no momento certo, com um preço justo para o cliente e com a melhor impressão. (GONÇALVES, 2016, pag 416).

O conceito cadeia de abastecimento sofreu mudança nos últimos tempos, hoje em dia ela está mais limitada a obtenção e movimentação de matérias e distribuição física do produto (BERTEGLIA, 2009, pag 5).

A cadeia de suprimentos também trabalha com o valor que o produto tem para seu cliente, pode-se dizer que um produto só tem valor para o cliente se for feito nas medidas necessárias exigidas no prazo determinado, pois se o prazo de entrega ou as especificações pedidas pelo cliente não forem atendida o produto não terá valor. Para Ballou (2006) quando pouco valor pode ser agregado, torna-se questionável a própria existência dessa atividade (BALLOU, 2006, pag 33).

5.2 IMPORTANCIA DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

A administração de materiais e suprimentos tem por finalidade a otimização de materiais, pessoas, instalações e equipamentos, baseado em técnicas que integram os elementos da tecnologia e da manufatura ( MARTINS, 2001, pag 50).

A gestão da cadeia de abastecimento, em qualquer organização, deve considerar a integração financeira, o serviço o cliente e os processos internos da empresa (BERTAGLIA, 2009, pag 10).

Martins (2016) reforça ainda, que uma cadeia de suprimentos consiste em fornecedores, centros de produção de bens, almoxarifados, centros de distribuição e comercio varejista.

Saber administrar de forma correta uma cadeia de abastecimento pode representar para a empresa uma vantagem competitiva em termos de serviço, redução de custo e velocidade às necessidade de respostas do mercado (BERTAGLIA, 2009, pag 11).

Bertaglia (2009) alerta ainda, que o objetivo clássico da cadeia de abastecimento é possibilitar que os produtos certos, estejam nos pontos de vendas no momento certo considerando o menor custo possível (BERTAGLIA, 2009, pag 11).

5.3 COMPRAS

Compras podem ser definidas como a função que se associa a aquisição de materiais ou serviços para as empresas. Antigamente essa função estava ligada somente a área administrativa de negociar preços, emitir pedidos de compra e despachar as mercadorias, além de resolver problemas de entrega. Hoje em dia, o setor de compras já é visto de forma bem diferente e sistematizada, existindo toda uma logística e estratégia por trás, orientando o processo na escolha da localização dos suprimentos, determinação da forma de aquisição do material, ocasião da compra, análise de preço com base no custo total, vida útil e estratégias do fornecedor (GRANT, 2013, pag 46).

A necessidade de comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários, juntamente com a necessidade de estocar nas quantidades certas racionalizando os custos desnecessários e o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que devem usar para reduzir custos, comprar bem significa garantir que os materiais cheguem no prazo desejado com preços menores, qualidade e volume, afirma Dias ( 2014, pag 229).

No atual momento a tecnologia vem sendo uma ferramenta muito importante para o setor de compras tornando processo extremamente dinâmico, pois além de alinhar a estratégia da empresa ainda proporciona ao comprador um melhor atendimento tanto para seu cliente interno como externo ( MARTINS, 2001, pag 67).

Comprar é uma operação da área de materiais, muito importante que compõe o processo de suprimentos. Tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planeja-la quantitativamente e satisfaze-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente que foi comprado e providenciar armazenamento. (DIAS, 1993, pag 259).

Um compra bem feita pode agregar no valor final do produto de 40 a 60% sobre o valor de venda final. Isso que dizer que redução de custos relativamente baixas conquistada no processo de aquisição de materiais podem ter um impacto bem maior sobre os lucros (BALLOU, 2006, pag 357).

Comprar é um processo com a finalidade de obter materiais, componentes, acessórios ou serviços, para ele esse processo de aquisição inclui ainda, a seleção de fornecedores, os contratos de negociação e as decisões que envolvem compras locais ou centrais. (BERTAGLIA, 2009, pag 30).

Hoje a função compras é vista como parte integrante da cadeia de suprimentos, por isso muitas empresas usam o termo cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos (MARTINS, 2001, pag 64).

A aquisição compreende a elaboração e colocação de um pedido de compra com um fornecedor já selecionado e a monitoração contínua desse pedido a fim de evitar atrasos no processo. (BERTAGLIA, 2009, pag 30).

Gonçalves (2016) diferente de Berteglia (2009), afirma que a função compras envolve responsabilidade muito maior, requer planejamento e acompanhamento, processo de decisão, pesquisa e seleção de fontes supridoras dos diversos materiais, deligenciamento para assegurar que o produto será recebido no momento esperados, inspeção tanto da qualidade quanto da quantidade desejada. Requer uma coordenação geral entre os diversos órgãos envolvido dentro da empresa: almoxarifado, planejamento de estoque, responsável por definir quantidades e os respectivos prazos de entrega, finanças entre outros setores (GONÇALVES, 2016, pag 299).

Com as grandes informações e tecnologias que existe hoje em dia, pode-se dizer que o comprador não é apenas a pessoa que faz a transição dos pedidos e os monitora, ele é um analista de suprimentos e um negociador propriamente dito, pois faz toda a parte de contrato, além de negociar tempos de entrega e valores com os fornecedores.

Dias (1993, pag 261), diz que o processo de compra inclui diversas atividades, classificadas como:

A. Pesquisa dos fornecedores

  • Estudo de mercado;

  • Estudo de materiais;

  • Análise dos custos;

  • Investigação das fontes de fornecimento;

  • Desenvolvimento de fontes de fornecimento;

  • Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos;

B. Aquisição

  • Conferência de requisições;

  • Análise de cotações;

  • Decisão de compras por meio de contrato ou no mercado aberto;

  • Entrevistar vendedores;

  • Negociar contratos;

  • Efetuar encomendas de compras;

  • Acompanhar o recebimento de materiais.

C. Administração

  • Manutenção de estoques mínimos;

  • Transferência de materiais;

  • Evitar excesso de obsolescência de estoque;

  • Padronizar o que for possível.

D. Diversos

  • Fazer estimativa de custo;

  • Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;

  • Cuidar das relações comerciais recíprocas.

Normalmente as grandes organizações e multinacionais que tem um volume bastante considerável de operações de compras, separam os grupos de forma funcional de acordo com a tabela abaixo:

Figura 1: Organograma da seção de compras


Fonte: DIAS, 2014.

Dias (1993, pag 266) descreve os cargos adequados e bem generalizados para todos os envolvidos na função compra, podendo ser:

  • Chefe de compras: estudar e analisar as solicitações de compra de matéria-prima, máquinas e equipamentos em geral, inteirar-se das necessidades exigidas pelo requisitante, coordenar pesquisas de fornecedores, coleta de preços, organizar concorrência e estudar seus resultados;

  • Comprador de materiais diversos: efetuar e acompanhar pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção, classificar e analisar requisições de compras remetidas de outros setores, pesquisar quadro de fornecedores, efetuar coleta de preços e estudar preços e qualidade;

  • Comprador técnico: efetuar compra de materiais específicos de produção mediante a supervisão e orientação, classificar e analisar solicitação, estudar e analisar necessidades técnicas, pesquisar quadro de fornecedores, preparar concorrência, analisar informações recebidas e informar a chefia das melhores opções;

  • Comprador de matéria-prima: efetuar compras de matérias-primas utilizadas em uma ou várias unidades fabris sob supervisão da chefia de seção, classificar a analisar solicitação de compras remetidas por outros setores, pesquisar cadastro de fornecedores, consultar em publicações específicas cotações dos produtos e organizar pequenas concorrências;

  • Auxiliar de compras: controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados, pesquisar arquivos de publicações técnicas, elaborar relação de fornecedores para cada material, emitir pedidos de compra, controlar catálogos e documentos referente a compras efetuadas;

  • Acompanhador de compras - Follow Up: acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega, informar ao comprador o resultado do acompanhamento, efetuar cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia.

Martins (2001) relata que o setor de compras deve ser controlador dos preços, não devem aceitar preços abusivos e tem que assumir o papel de negociador, pois a cada cinco fornecedores que já são homologados com a empresa existem mais cinco querendo entrar, ou seja, quem dá as cartas do jogo são os compradores mostrando que tem palavras persuasivas e garantindo o melhor preço com a melhor qualidade (MARTINS, 2001, 67).

Mais do que nunca as compras requerem procura sistemática e análise dos fatos a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes, bem como da estrutura econômica dos fornecedores (DIAS, 1993, pag 263).

6. METODOLOGIA

O método utilizado para realizar esse trabalho de conclusão de curso é o estudo de caso, pois foi explicado como se realiza o processo de compra na pratica e realizado a comparação com os autores, analisando se há alguma deficiência no processo estudado.

O método do estudo de caso para Lima corresponde a uma forma de realizar pesquisas empíricas de caráter qualitativo sobre um fenômeno em curso e em seu contexto real. Parte da premissa que é possível explicar um determinado fenômeno com a exploração intensiva/exaustiva de uma única unidade de estudo (estudo de caso holístico) ou de varias unidades de estudo (estudo de casos múltiplos, segmento ou comparativo) para possibilitar a elaboração de exercício de análise comparativa ( LIMA, 2008, pag 34).

O presente trabalho foi realizado com base na pesquisa básica estratégica, tendo o objetivo de adquirir conhecimento voltado para a área de suprimentos e aquisição de materiais, tendo em vista a ideia, solução e exploração de possíveis problemas práticos.

Pesquisa básica estratégica para Gil (2010) é aquela que é voltada para a aquisição de conhecimento direcionada a ampla área com vistas à solução de reconhecidos problemas práticos.

Pode-se dizer que esse trabalho se enquadra também no tipo de estudo exploratório, por ter a intenção de familiarizar o autor com o dia-a-dia do setor de suprimentos, tornando-o bastante flexível por considerar hipóteses e problemas que possam virá ocorrer. Gil (2010) diz ainda que por existir essa flexibilidade, as vezes torna-se difícil “rotular” esse tipo de estudo exploratório, mas é possível identificar pesquisas bibliográficas, estudos de caso e mesmo levantamento de campo, que podem ser considerados estudo exploratório.

7. Empresa

Mais do que criar embalagens excepcionais para alimentos, produtos de consumo, saúde e aplicações industriais, a empresa trabalha de forma colaborativa com outras empresas que têm visão de futuro para encontrar melhores formas de alcançar o sucesso.

Essa é maior empresa de Embalagens Flexíveis dos EUA, com mais de 150 anos de experiência no mercado. Estando presentes em 4 regiões com mais 67 instalações distribuídas nas Américas, Europa e Ásia-Pacifico.

Formada por cerca de 17 mil funcionários, que trabalham diariamente em diferentes países e culturas, executando diversas atividades para que a Empresa seja maior e melhor fornecedora global de embalagens.

Na América Latina atua-se nos segmentos de embalagens rígidas, flexíveis, laminadas e rótulos, atendendo os mercados de alimentos, bebidas, cosméticos, farmacêuticos, higiene pessoal, limpeza doméstica, médico-hospitalares, pet food e tabaco. 

Usa-se uma forte base técnica em química de polímeros, extrusão de filmes, revestimento e laminação, impressão e conversão para projetar, desenvolver e fabricar soluções inovadoras de embalagem capazes de estender o shelf-life dos produtos (vida útil), entregar conveniência, proporcionar esterilidade, e agregar valor aos produtos e marcas dos clientes.

VISÃO:

O comprometimento apaixonado pelo crescimento e sucesso dos nossos clientes tornará a Empresa a melhor opção para soluções de embalagens inspiradoras. 

VALORES:

A Empresa preza pela excelência em suas práticas comerciais, industriais e sociais. Por isso, atende-se fortemente a quatro Valores Globais que refletem objetivos e que são incorporados em todas as atividades.

  1. Ética: Demonstrar os mais elevados padrões de ética;

  2. Inovação: Buscar sempre a inovação e as oportunidades de melhoria contínua;   

  3. Responsabilidade: Cumprir os compromissos de modo consistente e com máxima produtividade;

  4. Respeito: Tratar todos com dignidade e respeito.

ALTA PERFRMANCE:

A empresa trabalha dentro dos mais altos padrões de excelência, contribuindo com o sucesso e crescimento clientes.

 Atuam com  Alta Performance, demonstrada no dia a dia pela prática dos Valores Centrais somados aos comportamentos de Alto Desempenho:

Figura 2: Alta performance


Fonte: Empresa (2016)

HISTÓRIA:

A Empresa tem desempenhado um papel influente na indústria de embalagens, desde a sua fundação, em 1858. 

Judson Moss fundou a então JM & Company, em St. Louis, Missouri, em 1858, com apenas seis máquinas de costura, duas máquinas de impressão e algum tipo de madeira doada por um primo. Nesta época, a Empresa produzia com alta qualidade sacos de tecido costurados à máquina, que podiam ser impressos em várias cores.

Nos últimos 60 anos, várias empresas foram incluídas, entre elas, as fábricas da América Latina, da então, uma das maiores indústrias multipackaging da região, com fabricação de embalagens flexíveis e rígidas.

Atualmente, é uma das maiores empresas de embalagens do mundo, com operações em 59 unidades, 4 regiões, 11 países e contando com aproximadamente 17 mil funcionários.

8. O setor suprimentos da Empresa multinacional

Por se tratar de uma empresa multinacional o processo de compra se encontra localizado em apenas uma empresa de cada País, e esse setor é chamado de suprimentos corporativo.

No Brasil o setor de suprimentos fica na cidade de Londrina, responsável pela compra para todas as unidades como Dutra, Parnamirim, Mauá, Rondonópolis, Pinhas, Paranaguá, Valinhos, Guarulhos, Cambé e Votorantim.

Os funcionários, clientes internos abrem requisições de compras chamadas de RM, as solicitações de compra são chamadas SC e as ordens de compras que são enviadas para os fornecedores são chamadas de OC.

No suprimentos corporativo é comprado tudo que é utilizado nas empresa e nos escritórios, como por exemplo, material de escritório (lápis, papel, caderno, entre outros), peças usadas nas máquinas (correia, parafuso, motor, entre outros) itens químicos (masterbatch, polipropileno, entre outros).

O setor de suprimentos corporativo é dividido em duas células que são materiais e serviços, a célula de materiais compra os itens que são palpáveis como os mencionado a cima, e o de serviços como o próprio nome já diz compra serviços, por exemplo: reparos e instalações, buffet, salão, palestrantes e faz contratações de terceiros.

9. Processo de compra e aquisição e materiais

O processo de compra é iniciado na necessidade da aquisição de um item/produto, o cliente interno comunica o seu gestor, o mesmo avalia se e viável ou não, sendo viável para o setor o cliente interno abre uma RM que deve ser aprovada novamente pelo gestor de suprimentos, essa RM aprovada passa a ser uma SC e vai para os compradores em um relatório que é gerado três vezes na semana (segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira), a partir disso o comprador entra em ação para efetuar a compra.

Com a solicitação de compra em mãos o comprador tem 10 dias úteis para despachar o pedido ao fornecedor, esse tempo se dá por haver uma grande quantidade de filiais e apenas uma única unidade realizar o processo de compra. Somente em casos de urgência a compra é realizada na mesma hora que a solicitação chega ao comprador e as urgências só se dão em caso de máquina parada ou se algum funcionário não puder trabalhar devido a falta de uniforme ou EPI.

O comprador pega a solicitação do cliente interno analisa e procura três fornecedores na base de homologados que possam atender e pede a cotação. Quando o fornecedor passa a cotação o comprador averigua qual o melhor para aquela situação e fecha a SC tornando-a um OC.

Para cada filial da empresa existem fornecedores que através de análise estratégica foram homologados, seja por melhor preço, mais agilidade na entrega, por localização, entre outros. Vários quesitos são avaliados quando se homologa um fornecedor, e isso é decidido entre o gerente e os compradores estratégicos.

10. Sistema operacional

O sistema utilizado para fazer aquisição de materiais e compras é chamado de Baan, esse software é um ERP, ou seja, uma ferramenta integrada com uma única base de dados, que ajuda na inserção de todas as informações sem o perigo de haver redundância e inconsistências. Esse sistema é constituído por diversos módulos que suportam armazenar todas as atividades da empresa.

Dentro desse sistema cada empresa tem um código: Dutra 30, Parnamirim 38, Mauá 122, Rondonópolis 351, Pinhas 113, Paranaguá 117, Valinhos 114, Guarulhos 121, Cambé 02 e Votorantim 101. Cada comprador tem uma senha, um número e um login.

O cliente interno abre uma RM, após seu gestor ou gerente avaliar os itens e aprova. Na RM são descritos os itens, nome e o centro de custo.

Figura 3: Manter capa das requisições de material multi-item


Fonte: Empresa (2016)

Figura 4: Manter capa das requisições de material multi-item


Fonte: Empresa (2016)

Para as RM’s existem 4 tipos de status:

  • Cadastrada: Apenas incluída no sistema, mas está aguardando aprovação ou reprovação do gerente da área. Enquanto a RM estiver com status de cadastrada o usuário pode efetuar qualquer alteração na RM, inclusive no texto;

  • Aprovada: A RM não mais poderá ser alterada pelo usuário. Caso o usuário não queira mais dar continuidade, o gerente deverá desaprovar para que a mesma seja excluída do sistema ou solicitar ao departamento de compras a transferência da RM e o cancelamento da solicitação;

  • Cotando: A RM encontra-se no departamento de compras em andamento;

  • Atendida: Já foram efetuadas todas as cotações com os fornecedores e já houve uma aprovação de pedido de compra, ou seja, quando o status da RM estiver como “atendida” é porque a mesma já virou um pedido de compra firmado.

Essas informações, após ser aprovada pelo gestor do setor, vão para o supervisor de suprimentos, que deverá aprovar novamente para que essa requisição chegue para o comprador em forma de relatório, contendo as informações de compra de todas as cias, nesse estágio as RMs já viraram SCs.

Quando a SC está com o status cadastrada significa que a compra deve ser feita ainda e que o comprador está cotando com os fornecedores.

Figura 5: Manter solicitações de cotações multi-item


Fonte: Empresa (2016)

Com a cotação em mão o comprador já pode dar sequencia na SC, colocando informações como: fornecedor, valor, IPI (quando tem), prazo de entrega, tipo de pagamento e tipo de frete.

Após isso o comprador deverá abrir outra pagina e escolher o fornecedor, pois quando inclui a cotação pode-se colocar vários fornecedores para fazer a análise de preço posteriormente.

Figura 6: Escolher fornecedor


Fonte: Empresa (2016)

Com o fornecedor já escolhido, o comprador deverá aprovar o mesmo. Isso é feito para que se tenha certeza se realmente foi escolhido o fornecedor certo, é como se fosse uma forma de evitar erros, pois aprovando o fornecedor consegui-se ver a quantidade, preço unitário e o fornecedor.

Figura 7: Aprovar fornecedor


Fonte: Empresa (2016)

Concluindo esses passos a ordem de compra está pronta para ser gerada e enviada para o fornecedor, a imagem abaixo mostra a OC formalizada no sistema.

Figura 8: Manter linhas de ordem de compra


Fonte: Empresa (2016)

Chegando nessa tela o comprador deve apenas salvar o arquivo em pdf e enviar ao fornecedor desejado.

Figura 9: Modelo de Ordem de Compra impressa


Fonte: Empresa (2016)

11. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O processo de compra e aquisição de materiais tem um papel fundamental no desenvolvimento da empresa, porque se for feito a compra de um produto de forma equivocada é capaz de prejudicar todo o sistema produtivo da empresa, por isso deve ser feita uma compra minuciosa, embasada em estratégia e análise, pois como mencionado acima uma compra feita de forma correta pode impactar de 40 a 60% do valor final das vendas do produto.

Percebe-se que o foco principal das empresas são gerar lucro e se manter competitivas no mercado e a gestão da cadeia de suprimentos vem justamente para achar meios e formar parcerias com fornecedores para que os custos na compra e materiais, serviços e insumos sejam reduzidos.

Como foi proposto no início do trabalho foi descrito o processo de suprimentos compra e aquisição de materiais na empresa multinacional de embalagens do norte do Paraná, e conclui-se que é um processo que viabiliza a demanda dos clientes internos para os compradores, pois todas as requisições chegam ao comprador em forma de relatório, podendo selecionar quais as prioridades. E em relação a escolher os fornecedores já existem os que são homologados, sendo assim fica mais fácil para pedir cotação, não precisando ficar procurando fornecedores aleatórios.

Analisou-se ainda nesse trabalho que a compra para todas as unidades do Brasil é realizada na cidade de Londrina, pois centralizando esse processo em uma única unidade pode-se ter mais controles do que se compra e como se compra, já que a gerencia de suprimentos também é concentrada em Londrina.

Sobre o sistema Baan utilizado para fazer a inclusão das solicitações de compra, nota-se que é um software simples e facilitador, pois é possível armazenar todas as informações pertinentes a compra dos itens e avaliar qual a melhor para depois concluir a compra e enviar ao fornecedor.

Uma melhoria proposta é a eliminação da duplicidade de aprovação dos gestores, pois o gestor da área aprovando a RM, não teria necessidade do supervisor de suprimentos aprovar novamente, essa requisição de material poderia ir diretamente para os compradores efetuarem a compra, pois assim o processo fluiria mais rápido.

12. REFERÊNCIAS

BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial; tradução Raul Rubenich. 5 ed. Porto Alegre 2006.

BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logistica e gerenciamento da cadeia de abastecimento. 2 ed. Ver. e atual. São Paulo: Saraiva 2009.

DIAS, Marcos Aurélio. Administração de materiais: princípios conceitos e gestão. 6 ed – 8. Reimpr. São Paulo: Atlas 2014.

DIAS, Marco Aurélio. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4 ed – 18. Reimpr. São Paulo: Atlas 2008.

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projeto de pesquisa. 5 ed. São Paulo: Atlas 2010.

GRANT, David B. Gestão de logística e cadeia de suprimentos. 1 ed. São Paulo: Saraiva 2013.

GONÇALVES, Paulo Sergio. Administração de materiais. 5 ed. rev atual. Rio de Janeiro: Elsevier 2016.

LAKATOS, Eva Maria. Metologia do trabalho científico: procedimentos básicos, pesquisa bibliográfica, projeto e relatório, publicação e trabalhos científicos. 7 ed.São Paulo: Atlas 2007.

LIMA, Manolita Correia. Monografia: engenharia de produção acadêmica. 2 ed. São Paulo: Saraiva 2008.

MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva 2001.


Publicado por: Juliana Subtil da Luz

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